Se você tem interesse em assumir como síndico de um condomínio, é importantíssimo que adote uma postura de cautela, antes de iniciar sua gestão. As recomendações a seguir devem surtir efeito ao evitar que você venha a ser surpreendido com eventuais problemas oriundos da administração anterior e que podem afetar seu mandato.

Nunca é demais lembrar que – sobre o síndico – pesam uma série de atribuições e principalmente responsabilidades que eventualmente podem, inclusive, afetar o patrimônio pessoal do gestor.

É sobre isso que vamos tratar aqui neste artigo. Foi exatamente com essa perspectiva em mente que elaboramos um guia ou checklist dos principais pontos de verificação para o novo síndico.

Essa série de recomendações e providências devem ser adotadas ainda mesmo antes de assumir como síndico, desde a realização da assembleia de eleição até o início efetivo de sua gestão.

Ainda por ocasião da Assembleia de eleição do novo síndico, recomenda-se definir a contratação de uma Auditoria de Conformidade. Essa medida visa proteger não só o síndico que assume, mas também aquele que entrega o cargo, evitando que um acuse o outro de eventualmente não ter entregue documentos e/ou equipamentos, por exemplo.

A Auditoria de Conformidade certamente vai realizar um levantamento completo de toda a documentação e até mesmo do cumprimento de certificações e laudos necessários, além de receber, do síndico anterior, toda a documentação necessária ao desempenho das funções pelo novo síndico.

O Auditor de Conformidade realizará – dentro do escopo da análise na gestão do síndico anterior – uma análise ou Auditoria de Prestação de Contas, visando atestar a regularidade do mandato que está se encerrando.

Dentre as diversas checagens que serão objeto de escrutínio pelo Auditor, quando da realização da Auditoria de Conformidade, podemos destacar:
 
AUDITORIA DE CONFORMIDADE
Em uma auditoria de conformidade junto a um condomínio, tem-se como objetivo a verificação de práticas, políticas e procedimentos adotados. A checagem será no sentido de aferir se estão em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis. O processo de auditoria pode variar, mas geralmente envolve a revisão e avaliação dos seguintes aspectos:
 
Documentação Legal:
Verificação da existência e atualização dos documentos legais, como a Convenção do Condomínio, o Regimento Interno, além das Atas de Assembleias.
Verificação de Conformidade com a legislação condominial vigente.
 
Contratos e Acordos:
Revisão de contratos com prestadores de serviços (limpeza, segurança, manutenção etc.).
Verificação da conformidade com os termos contratuais e análise de renovações.
 
Assembleias e Deliberações:
Análise dos Editais e Atas de Assembleias condominiais.
Verificação da legalidade das deliberações tomadas nas assembleias.
 
Normas Internas:
Conformidade com o regimento interno do condomínio.
Verificação da aplicação consistente das normas internas.
 
Gestão Financeira:
Análise das práticas contábeis.
Verificação da conformidade com as leis fiscais.
Avaliação da prestação de contas e transparência financeira.
 
Eleições e Administração:
Conformidade com os procedimentos para eleição do síndico e conselho.
Avaliação da gestão administrativa do condomínio.
 
Segurança e Meio Ambiente:
Verificação do cumprimento das normas de segurança.
Avaliação das práticas ambientais.
 
Regularidade de Obras e Manutenções:
Conformidade com as normas para realização de obras.
Avaliação da manutenção preventiva e corretiva.
 
Compliance Legal:
Verificação do cumprimento das leis trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
Conformidade com normas específicas para condomínios.
Verificar situação das ações Judiciais em andamento.
Levantar todos os contratos com advogados.
Verificar se há condôminos inadimplentes sem ação de cobrança.
Últimos Laudos de Inspeção Predial
AVCB – Regularidade com Bombeiros
Certidões Negativas de Débito (FGTS, União, Estado e Município)
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas e de Protesto de títulos
Regularidade da Brigada de incêndio
Último laudo de exame de potabilidade da água
Projetos (elétrico; hidrossanitário; incêndio etc.) do condomínio
Calendário e certificados de dedetização e limpeza de reservatórios de água
Apólice de seguro do condomínio
 
Transparência e Comunicação:
Avaliação da transparência na comunicação com os condôminos.
Verificação da disponibilidade de informações relevantes.
Relação atualizada de inquilinos e proprietários.
Aplicativo para disponibilização de informes e documentos.
 
A Auditoria de Conformidade em um condomínio é fundamental para assegurar que a administração esteja em conformidade com as normas estabelecidas, proporcionando segurança jurídica aos condôminos e contribuindo para um ambiente harmonioso. A contratação de profissionais especializados em auditoria de conformidade pode auxiliar nesse processo, garantindo uma avaliação imparcial e completa.
 
AUDITORIA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
A Auditoria de Prestação de Contas de condomínio é um processo realizado por Auditor Contábil, com o objetivo de examinar as finanças e a gestão do condomínio. Esse tipo de auditoria visa garantir a transparência, a legalidade e a eficiência na administração dos recursos do condomínio. A seguir, estão alguns dos elementos que geralmente são examinados durante uma auditoria de prestação de contas de condomínio:
 
Documentação Financeira:
Extratos bancários.
Comprovantes de receitas e despesas.
Recibos e faturas.
Orçamentos e contratos.
 
Contabilidade:
Livro-caixa.
Balancetes.
Demonstrativos de resultado.
Balanço patrimonial.
 
Contas a Pagar e Receber:
Análise das contas a pagar e a receber.
Verificação de inadimplência.
 
Fundo de Reserva:
Avaliação do fundo de reserva.
Uso apropriado dos recursos.
 
Contratos e Acordos:
Revisão de contratos de prestadores de serviços (por exemplo, empresas de limpeza, segurança, manutenção).
Verificação da conformidade contratual.
 
Procedimentos Administrativos:
Avaliação dos processos de tomada de decisão.
Verificação da conformidade com as normas internas do condomínio.
 
Controle Interno:
Revisão dos controles internos existentes.
Identificação de possíveis falhas nos processos de controle.
 
Legislação e Normativas:
Conformidade com a legislação vigente.
Observância das normas específicas para condomínios.
 
Assembleias e Atas:
Verificação da regularidade das assembleias.
Análise das atas das reuniões.
 
Transparência e Comunicação:
Avaliação da transparência na comunicação com os condôminos.
Verificação da disponibilidade de informações relevantes.
 
A auditoria de prestação de contas é crucial para assegurar que a administração do condomínio seja realizada de maneira ética, eficiente e em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis. A contratação de profissionais especializados em auditoria pode proporcionar maior confiança aos condôminos em relação à gestão financeira do condomínio.
 
Esses são alguns dos principais pontos de checagem que o Auditor de Conformidade realizará junto ao condomínio. Para saber mais e contratar esse serviço, acesse: https://www.verificatto.com.br/
 
Time de Auditoria de Conformidade Verificatto